Dienstleistersteuerung Gebäude Leitfaden für Ausschreibung und Kontrolle

Das Wichtigste auf einen Blick

• Schwellenwert zuerst prüfen: ab 221.000 Euro netto geschätzter Auftragssumme gilt für Länder und Kommunen die VgV, für obere Bundesbehörden ab 143.000 Euro netto.
• Auftragswert über die volle Laufzeit rechnen, mit Verlängerungsoption, Preisgleitung und Verbrauchsmaterial.
• Zuschlagskriterien, Gewichtung und Nachweise stehen in den Vergabeunterlagen, bevor die Bekanntmachung auf evergabe-online.de und in TED erscheint.
• Leistung mit Kennzahlen steuern: Erfüllungsgrad, Reaktionszeit, Nachweispunkte, Abzug in Euro netto.
• Dokumentation vor Vertragsende sichern: Anlagenliste, Prüfprotokolle, Schlüssel, Zugangsdaten, offene Mängel.

Rechtlicher Rahmen und Schwellenwerte

Öffentliche Auftraggeber vergeben Gebäudedienstleistungen nach Vergaberecht. Betroffen sind Unterhaltsreinigung, Glas- und Fassadenreinigung, Wartung von Heizung, Lüftung, Aufzug und Elektroanlagen, Hausmeisterdienste, Winterdienst, Grünpflege und Verbrauchserfassung. Auch mehrjährige Rahmenverträge fallen darunter, weil sie Leistungen bündeln.

Große Auftraggeber sind die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) für Bundesliegenschaften sowie der Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW (BLB NRW), die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH), der Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement (SIB) und Immobilien Freistaat Bayern (IMB) für Landesliegenschaften. Dort laufen Reinigung und Wartung in mehrjährigen Verträgen.

Die Vergabeordnung VgV bildet den Verfahrensrahmen oberhalb der EU-Schwellenwerte. Sie regelt Bekanntmachung, Fristen, Eignung, Wertung und Dokumentation.

Der § 1 VgV zum Anwendungsbereich erfasst Liefer- und Dienstleistungsaufträge. Fällt Ihr Reinigungs- oder Wartungsvertrag darunter, ist das Verfahren förmlich. Das gilt auch für Verträge, die zunächst als Kleinauftrag geplant waren.

Der Schwellenwert entscheidet. Für obere Bundesbehörden liegt er bei 143.000 Euro netto, für Länder, Kommunen und sonstige öffentliche Auftraggeber bei 221.000 Euro netto. Maßstab ist der geschätzte Auftragswert über die gesamte Laufzeit, einschließlich Optionen und Verlängerungen.

Unterhalb der Schwellenwerte greifen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für Bundesdienstleistungen, die Landesvergabegesetze und für Bauleistungen die VOB/A. Die VOB/B ist Vertragsordnung, nicht Verfahrensordnung, und passt nur bei Bauleistungen oder bauähnlichen Werkleistungen.

Für die Gliederung der Leistung sind die GEFMA-Richtlinien und die DIN 32736 üblich. GEFMA 100-1 ordnet Begriffe und Leistungsbereiche, GEFMA 190 behandelt die Instandhaltung, DIN 31051 die Grundbegriffe. Diese Regelwerke sind keine Gesetze, liefern aber belastbare Strukturen für Leistungsverzeichnisse und Nachweislisten.

IHK-Hinweise helfen im Alltag. Die Industrie- und Handelskammern beraten zu Vergabeverfahren, Eignungsnachweisen und Preisgleitklauseln. Fragen Sie vor der Bekanntmachung nach Merkblättern für Eigenerklärungen und Tariftreue.

Private Auftraggeber, Wohnungsunternehmen und Verwalter sind nicht an das Vergaberecht gebunden. Sie steuern Dienstleister über Vertrag, Wirtschaftlichkeitsvergleich und Beschlussfassung. Verwalter handeln im Rahmen des § 27 WEG, größere Verträge gehören in die Beschlussfassung der Eigentümergemeinschaft.

Anbieter und Plattformen im deutschen Markt

Der Markt ist je Gewerk unterschiedlich konzentriert. Das bestimmt, wie viele Angebote Sie erwarten und wie Sie Lose schneiden.

Gewerk	Typische Anbieter	Nachweis im Angebot
Unterhaltsreinigung	Dussmann, Apleona, Wisag, Klüh, Piepenbrock, Gegenbauer	Referenzen, Sozialkasse, Mindestlohn
Aufzugswartung	Schindler, Kone, Otis, TK Elevator	befähigte Person, Prüfbuch
Technische Gebäudeausrüstung	Caverion, Engie, Spie, Siemens	Qualifikation, Ersatzteilversorgung
Verbrauchserfassung	Techem, Ista, Brunata, Qundis	Eichnachweis, Datenexport
Winterdienst	Straßen- und Grünflächenbetriebe, Garten- und Landschaftsbauer	Bereitschaftsplan, Streumittel

Die Aufzählung nennt marktübliche Anbieter ohne Rangfolge. Prüfen Sie vor der Ausschreibung, welche davon in Ihrer Region vertreten sind und ob sie Lose einzeln bedienen.

Die Anbieterstruktur ist regional unterschiedlich. In Ballungsräumen bieten meist mehrere überregionale Gruppen an, im ländlichen Raum oft nur regionale Handwerksbetriebe. Bilden Sie ein Los für Reinigung und ein Los für technische Wartung, wenn beide Märkte genug Bieter haben.

Die Bekanntmachung läuft über feste Stellen. Der Bund nutzt evergabe-online.de als Vergabeplattform und service.bund.de als Bekanntmachungsservice, betrieben vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern. Länder und Kommunen nutzen je nach Region den Vergabemarktplatz NRW, das Deutsche Vergabeportal (DTVP) oder subreport ELVIS. Oberhalb der Schwellenwerte kommt TED hinzu, das Amtsblatt der Europäischen Union.

Bleiben Angebote aus, prüfen Sie die Ursache. Häufige Gründe sind zu kurze Fristen, überzogene Nachweispflichten und eine Kalkulation, die den Mindestlohn nicht abbildet.

Vergabeart, Fristen und Rollen

Die Vergabeart entscheidet über Dauer und Aufwand. Das offene Verfahren eignet sich für klar beschriebene Leistungen wie Reinigung. Das nichtoffene Verfahren mit Teilnahmewettbewerb ist sinnvoll, wenn viele Bieter erwartet werden. Verhandlungsverfahren kommen bei komplexen Wartungsverträgen mit Anlagenbezug in Frage.

Eine Markterkundung vor der Bekanntmachung ist zulässig und nützlich. Sprechen Sie mit mehreren Anbietern über Mengen, Frequenzen und technische Anforderungen. Ergebnisse dürfen die Ausschreibung nicht auf einen Anbieter zuschneiden.

Fristen planen Sie ein, nicht nach. Im offenen Verfahren sind 35 Tage Angebotsfrist üblich, im nichtoffenen Verfahren 30 Tage für die Teilnahme. Bei elektronischer Vergabe und vorheriger Markterkundung sind Verkürzungen möglich. Rechnen Sie Zeit für Bieterfragen, Prüfung, Aufklärung und Zuschlag ein.

Rollen trennen sich klar. Der Bedarfsträger im Facility Management beschreibt die Leistung, die Vergabestelle führt das Verfahren, die Technik prüft Qualifikationen. Rechtsamt und Rechnungsprüfung prüfen Verfahren und Vergabevermerk.

Bieterfragen steuern Sie mit Frist. Antworten gehen an alle Bieter gleichzeitig, ohne Hinweis auf den Fragenden. Änderungen an den Vergabeunterlagen erfordern eine Fristverlängerung, sonst greifen Bieter die Bekanntmachung an.

Lose erhöhen den Wettbewerb, kosten aber Steuerungsaufwand. Trennen Sie Reinigung, Wartung und Winterdienst, wenn der Markt jeweils genug Anbieter hat. Ein Generalunternehmer vereinfacht die Schnittstelle, verlangt aber Aufschläge.

Eignungsnachweise fordern Sie gestaffelt. Eine Eigenerklärung reicht zum Angebot, die Belege folgen beim wirtschaftlichsten Bieter. Wer im Präqualifikationsverzeichnis für Liefer- und Dienstleistungen eingetragen ist, nennt die Nummer und reicht keine Unterlagen nach.

Den Vergabevermerk führen Sie fortlaufend. Er enthält Auftragswert, Markterkundung, Eignungsprüfung, Wertung, Aufklärungsgespräche und Zuschlagsentscheidung. Ohne Nachweis droht eine Rüge, im Streitfall die Nachprüfung. Zuständig sind die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt oder die Vergabekammern bei den Bezirksregierungen und Regierungspräsidien der Länder. Eine Rüge ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Kenntnis des Vergabeverstoßes zu erheben.

Die Ausschreibung in fünf Schritten

1. Bedarf erfassen. Listen Sie Objekte, Flächen, Anlagen, Frequenzen und Qualitätsklassen auf. Grundlage sind Flächenaufmaß, Anlagenliste und Reklamationsstatistik der vergangenen zwei Jahre.
2. Leistungsverzeichnis erstellen. Beschreiben Sie Ergebnisse: Reinigungsqualität je Bereich, Wartungsintervalle je Anlage, Reaktionszeiten je Störungsklasse. Ergänzen Sie Mengen und Preisblatt.
3. Eignung und Wertung festlegen. Verlangen Sie Nachweise zu Referenzen, Personal, Versicherung, Sozialkasse und Qualifikationen. Legen Sie Zuschlagskriterien und Gewichtung schriftlich fest.
4. Bekanntmachung und Wertung durchführen. Veröffentlichen Sie die Bekanntmachung, führen Sie Aufklärungsgespräche, prüfen Sie ungewöhnlich niedrige Angebote auf Kalkulation und Mindestlohn.
5. Onboarding und Startkontrolle. Übergeben Sie Anlagenliste und Zugangsregeln, weisen Sie Personal ein, prüfen Sie die ersten vier Wochen verstärkt.

Nachträglich eingeschobene Kriterien sind der häufigste Grund für Rügen und kosten mehrere Wochen.

Leistungsverzeichnis, Preisblatt und Preisgleitung

Das Leistungsverzeichnis beschreibt das Ergebnis, nicht die Methode. Schreiben Sie vor, welche Qualität sichtbar sein muss, nicht mit welchem Gerät gereinigt wird. Methodenvorgaben erzeugen Nachträge.

Das Aufmaß gehört vor die Ausschreibung. Messen Sie Räume, Glasflächen und Außenanlagen selbst oder lassen Sie das Aufmaß vom Anbieter gegenprüfen. Periodizität und Frequenz legen Sie je Raumgruppe fest, sonst kalkuliert jeder Bieter anders.

Mengen brauchen belastbare Einheiten. Üblich sind Quadratmeter für Reinigung, Stück für Anlagen, Stunden für Regiearbeiten. Begrenzen Sie Regiearbeiten mit einer Obergrenze pro Jahr, sonst entsteht ein offenes Konto.

Regiestundensätze nennen Sie in Euro netto mit Nachweis. Beispielrechnung: 46,50 Euro netto je Facharbeiterstunde, 38,00 Euro netto je Helferstunde, Zuschlag für Nachtarbeit 25 Prozent.

Die Preisgleitklausel koppeln Sie an nachprüfbare Größen. Lohnanteile folgen dem Tarifabschluss im Gebäudereiniger-Handwerk, Materialanteile einem Index des Statistischen Bundesamtes. Ohne Klausel verhandeln Sie jede Anpassung einzeln.

Verbrauchsmaterial regeln Sie gesondert. Verbrauchserfassung über Zähler oder eine Pauschale pro Quadratmeter verhindert Streit. Ablesung und Datenübergabe gehören ausdrücklich in den Vertrag.

Qualitätsklassen machen Reinigung prüfbar. Legen Sie je Bereich fest, welche Sichtprüfung gilt und wie viele Fehlpunkte zulässig sind. Eine Stichprobe pro Monat und Objekt genügt für belastbare Werte.

Zuschlagskriterien und Preisbewertung

Der § 31 VgV zu den Zuschlagskriterien verlangt den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot. Kriterien müssen nachprüfbar und diskriminierungsfrei sein. Der Preis allein ist zulässig, aber selten sinnvoll.

Kriterium	Gewichtung	Nachweis
Preis	40 Prozent	Preisblatt und Kalkulation
Leistungs- und Personalkonzept	25 Prozent	Konzept und Einsatzplan
Nachweis- und Dokumentationssystem	15 Prozent	Musterbericht und Datenschnittstelle
Qualifikation und Notdienst	20 Prozent	Zertifikate und Bereitschaftsplan

Die Bewertung rechnen Sie vor der Bekanntmachung durch. Testen Sie die Gewichtung mit dem günstigsten und mit einem mittleren Preis. So erkennen Sie, ob der Preis alle anderen Kriterien erdrückt.

Ungewöhnlich niedrige Angebote prüfen Sie inhaltlich. Verlangen Sie Kalkulation, Lohnanteile, Stundensätze und Sozialkassenbeiträge. Bei Reinigungsleistungen ist der allgemeinverbindliche Mindestlohn im Gebäudereiniger-Handwerk die Untergrenze. Unterschreitungen führen zum Ausschluss.

Landesvergabegesetze verlangen zusätzliche Nachweise. In mehreren Ländern fordert ein Tariftreue- und Vergabegesetz Erklärungen zur Entlohnung und zur Einhaltung von Sozialstandards.

Die Wertung dokumentieren Sie je Kriterium mit Punktwert und Begründung. Eine Wertungsmatrix mit nachvollziehbaren Punkten hält einer Nachprüfung stand.

Rechenbeispiel: Auftragswert und Schwellenwert

Ein Wohnungsunternehmen vergibt Reinigung und Wartung für drei Objekte. Die monatliche Vergütung beträgt 5.800 Euro netto für Reinigung und 1.250 Euro netto für Wartung, zusammen 7.050 Euro netto.

Die Laufzeit beträgt 48 Monate mit einer Verlängerungsoption von 24 Monaten. Grundlaufzeit: 7.050 Euro netto mal 48 Monate ergibt 338.400 Euro netto. Option: 7.050 Euro netto mal 24 Monate ergibt 169.200 Euro netto. Gesamtvolumen: 507.600 Euro netto.

Beide Werte liegen über 221.000 Euro netto. Damit ist eine EU-weite Ausschreibung nach VgV zwingend, auch wenn die Option nie gezogen wird.

Brutto ergibt sich bei 19 Prozent Umsatzsteuer: 338.400 Euro netto entsprechen 402.696 Euro brutto. Mit Option steigt der Bruttowert auf 604.044 Euro.

Die Schätzung erfolgt nach dem voraussichtlichen Gesamtentgelt, nicht nach dem Jahresbetrag. Laufzeit, Verlängerungsoption und Preisgleitung rechnen Sie mit ein.

Der typische Fehler: Wer nur das erste Vertragsjahr betrachtet, wählt das falsche Verfahren und riskiert die Aufhebung.

Kontrolle während der Laufzeit

Für die Kontrolle brauchen Sie vertragliche Rechte. Der § 53 VgV zu den Bedingungen für die Auftragsausführung betrifft die Ausführung. Zutritts- und Prüfungsrecht sowie das Recht auf Abberufung von Personal gehören ausdrücklich in den Vertrag.

Kennzahlen machen Leistung messbar. Bewährt haben sich der Erfüllungsgrad aus Stichproben, die Reaktionszeit bei Störungen, die Quote der Wiederholungsmängel und die Vollständigkeit der Nachweise.

Der Prüfrhythmus richtet sich nach Risiko. Monatlich prüfen Sie Nachweise und Reklamationen, vierteljährlich ein Audit vor Ort, jährlich die Gesamtbewertung. Bei kritischen Anlagen erhöhen Sie die Frequenz.

Die Qualitätsprüfung folgt einer Matrix. Bewerten Sie je Raumgruppe mit Punkten von null bis vier, ziehen Sie den Mittelwert und vergleichen Sie ihn mit der Zielmarke. Prüfen Sie mit zwei Personen getrennt, um subjektive Bewertungen auszugleichen.

Abzüge müssen berechenbar sein. Beispielklausel: Je fehlendem Monatsnachweis werden 2 Prozent der Monatsvergütung abgezogen, höchstens 10 Prozent je Monat. Bei 7.050 Euro netto Monatsentgelt sind das 141 Euro netto je Fehlpunkt.

Stichproben dokumentieren Sie mit Datum, Ort, Prüfer und Ergebnis. Ohne Aufzeichnung ist ein Abzug nicht durchsetzbar.

Subunternehmer steuern Sie über Zustimmung. Der Auftragnehmer nennt Subunternehmer und deren Nachweise vorab. Ein Wechsel ist nur mit schriftlicher Zustimmung zulässig.

Vorsicht bei der Personalführung. Wer Dienstleisterkräfte wie eigene Beschäftigte weist, riskiert den Vorwurf unerlaubter Arbeitnehmerüberlassung nach dem AÜG. Weisungsrechte liegen beim Arbeitgeber, die Steuerung regelt Ihr Vertrag.

Nachweisführung und Betriebsdokumentation

Nachweise sind der Kern der Dienstleistersteuerung Gebäude. Sie belegen, dass Leistung, Sicherheit und Abrechnung stimmen.

Im Arbeitsschutz konkretisieren die Technischen Regeln für Betriebssicherheit der BAuA die Betriebssicherheitsverordnung. TRBS 1111 behandelt die Gefährdungsbeurteilung, TRBS 1201 die Prüfung von Arbeitsmitteln, TRBS 1203 die befähigte Person.

Die Vorschriften und Regeln der DGUV verpflichten Auftragnehmer zu Unterweisung und Prüfung. DGUV Vorschrift 1 regelt Grundsätze der Prävention, DGUV Vorschrift 3 die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel.

Prüffristen legt die Gefährdungsbeurteilung fest. Für ortsfeste elektrische Anlagen sind vier Jahre verbreitet, bei erhöhter Beanspruchung kürzer. Führen Sie die Fristen in der Anlagenliste mit.

Halbjährlich verlangen: Einsatzpläne, Stundennachweise, Sicherheitsdatenblätter, Versicherungsnachweise, Nachweise der Sozialkasse und Qualifikationsnachweise. Jährlich verlangen: Prüfprotokolle, Entsorgungsnachweise und die aktuelle Nachunternehmerliste.

Bei der Verbrauchserfassung gelten die Vorgaben der Heizkostenverordnung, wenn Wärme oder Warmwasser abgerechnet wird. Klären Sie mit dem Messdienstleister, wer Zähler tauscht, wer abliest und in welchem Format die Daten kommen.

Checkliste für die Übergabe bei Vertragsende:

• Anlagenliste mit Standorten und Kennnummern
• Prüfprotokolle und Fristen der laufenden Periode
• Schlüssel, Transponder, Codes und Benutzerkonten
• Ersatzteilliste und Bestand des Verbrauchsmaterials
• offene Mängel mit Frist und Verantwortlichem

Betriebsdokumentation folgt einer festen Struktur. GEFMA 190 und DIN 32736 liefern Gliederung und Begriffe. Benennen Sie Ordner einheitlich nach Objekt, Gewerk und Jahr.

CAFM-Systeme bündeln Daten. Bekannte Systeme sind Planon, Speedikon, Archibus, IMSware und pit-FM. Klären Sie vor Vertragsbeginn, wer Stammdaten pflegt, wer Meldungen erfasst und in welchem Format Daten exportiert werden. CSV mit definierten Feldern verhindert doppelte Pflege.

Datenschutz gehört in den Vertrag. Verarbeitet der Dienstleister personenbezogene Daten, etwa Zutrittsprotokolle oder Mieterkontakte, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Mängel, Abzüge und Vertragsbeendigung

Bei Dienstleistungen greifen die Werkvertragsregeln des BGB, bei Wartungs- und Reinigungsverträgen häufig Mischformen. Mängel rügen Sie schriftlich mit Frist, sonst verlieren Sie Ansprüche.

Die Abnahme machen Sie förmlich. Erstellen Sie ein Abnahmeprotokoll mit Datum, Testumfang und Ergebnis, auch bei Reinigungs- und Wartungsleistungen ohne Werkcharakter. Erst mit unterschriebenem Protokoll starten die Gewährleistungsfristen.

Bei Bauleistungen gilt die VOB/B. Sicherheiten nach VOB/B liegen bei 5 Prozent der Auftragssumme für Vertragserfüllung und 3 Prozent für Gewährleistung. Bei 338.400 Euro netto Auftragssumme entspricht die Vertragserfüllungsbürgschaft 16.920 Euro netto.

Vertragsstrafen formulieren Sie konkret. Beispielklausel: 0,2 Prozent der Auftragssumme je Kalendertag Verzug, höchstens 5 Prozent. Bei 338.400 Euro netto sind 0,2 Prozent 676,80 Euro netto je Tag, die Obergrenze liegt bei 16.920 Euro netto.

Ersatzvornahme folgt nach Frist. Bleibt die Leistung aus, beauftragen Sie einen zweiten Dienstleister und stellen die Kosten in Rechnung. Dokumentieren Sie Frist, Androhung und Ausführung lückenlos.

Kündigung braucht Schriftform und Begründung. Vereinbaren Sie Laufzeit, Verlängerungsoption, eine Kündigungsfrist von drei Monaten zum Laufzeitende und ein Sonderkündigungsrecht bei wiederholten Abzügen.

Häufige Fragen

Ab welchem Auftragswert muss ich EU-weit ausschreiben?

Ab 221.000 Euro netto geschätztem Auftragswert für Länder, Kommunen und sonstige öffentliche Auftraggeber, ab 143.000 Euro netto für obere Bundesbehörden. Maßgeblich ist das Volumen über die gesamte Laufzeit einschließlich Optionen.

Gilt die VOB/A auch für Reinigungs- und Wartungsleistungen?

Nein. Die VOB/A betrifft Bauleistungen. Für Dienstleistungen gelten oberhalb der Schwellenwerte die VgV, unterhalb die UVgO oder die Landesvergabegesetze. Die VOB/B passt nur bei Werkleistungen mit Baubezug.

Wo finde ich Bekanntmachungen für Gebäudedienstleistungen?

Bundesauftraggeber veröffentlichen auf evergabe-online.de und service.bund.de, Länder und Kommunen je nach Region auf dem Vergabemarktplatz NRW, dem Deutschen Vergabeportal oder subreport ELVIS. Oberhalb der Schwellenwerte kommen alle Bekanntmachungen in TED hinzu.

Wie oft darf ich Nachweise verlangen?

Bei Angebotsabgabe, bei Vertragsbeginn und danach nur bei Änderungen oder in festen Prüfintervallen. Wer monatlich dieselben Unterlagen anfordert, bindet Personal auf beiden Seiten und gewinnt keine Sicherheit.

Wie steuere ich Subunternehmer?

Über Zustimmungsvorbehalt, Nachweisliste vor Einsatzbeginn und eine klare Kette der Verantwortung. Weisungen laufen an den Auftragnehmer, nicht an dessen Personal. Sonst droht der Vorwurf unerlaubter Arbeitnehmerüberlassung nach dem AÜG.