Gebäudewartung
Teil von Dienstleistersteuerung Gebäude Leitfaden für Ausschreibung und Kontrolle
Reinigungsdienstleister auswählen: Kriterien und Nachweise
Reinigungsdienstleister auswählen: Kriterien nach DIN 77400, GEFMA und Umweltbundesamt, mit Nachweisen, Zertifikaten, Referenzen und Vergabekriterien.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Vier Prüfbereiche tragen die Auswahl: Eignung, Leistungsbild, Qualitätssicherung und Preis.
- Nachweise gehören in die Anlage: Handwerksrolleneintrag, Haftpflicht, Tariftreue, Sozialkassen.
- DIN 77400 und die GEFMA-Richtlinien liefern Leistungsbilder, DIN EN 15221 ordnet das Facility Management.
- Referenzen zählen nur mit vergleichbaren Objekten und benannten Ansprechpartnern.
- Zertifikate wie der Blaue Engel DE-UZ 220 belegen Umweltstandards und Qualitätsstandards.
Vier Prüfbereiche mit den zugehörigen Nachweisen
| Prüfbereich | Kriterien | Nachweis |
|---|---|---|
| Eignung | Fachkunde, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit | Handwerksrolleneintrag, Haftpflichtversicherung, Umsatzangaben |
| Leistungsbild | Raumplan und Intervalle, Stundenansatz, Sonderleistungen | Leistungsverzeichnis mit Flächen, Frequenzen und Zeitfenstern |
| Qualitätssicherung | Objektleitung, Kontrollen, Ersatzpersonal, Reaktionszeit | Qualitätskonzept, Musterprotokolle, Vertretungsplan |
| Preis | Stundenverrechnungssatz, Material, Maschinen, Aufsicht | Kalkulation mit Lohnanteil und Nachweis der Tariftreue |
Die Tabelle ersetzt keine Wertung, sie sortiert die Unterlagen. Entscheiden Sie vorab, welches Gewicht der Preis und welches die Qualität erhält. Beides gehört in die Vergabeakte, damit Nachträge und Beschwerden nachvollziehbar bleiben.
Normen, Regelwerke und Vergaberegeln
DIN 77400 beschreibt Anforderungen an Reinigungsdienstleistungen in Gebäuden und dient als Raster für Leistungsbeschreibung und Kontrolle. Die GEFMA-Richtlinien liefern Leistungsbilder und Kennzahlen für das Facility Management. Ergänzend betreut der Normenausschuss Dienstleistungen beim DIN die Normungsarbeit für Dienstleistungen und Facility Management, zu der die Normenreihe DIN EN 15221 gehört.
Für öffentliche Auftraggeber bei Bund, Ländern und Kommunen gelten zusätzlich das Vergaberecht und die Vergabeordnung. Zusätzliche Auftragsausführungsbedingungen nach § 53 VgV erlauben es, Tariftreue, Mindestlohn oder Vorgaben zur Nachwuchsförderung zu verlangen. Solche Bedingungen gehören in die Vergabeunterlagen, nicht in eine Nebenabrede nach dem Zuschlag.
Nachweise und Zertifikate prüfen
- Eintrag in der Handwerksrolle: Im Gebäudereiniger-Handwerk gilt die Meisterpflicht, der Betrieb muss zugelassen sein.
- Betriebshaftpflicht und Berufshaftpflicht mit einer Deckungssumme, die zum Auftragswert passt, plus Prämiennachweis.
- Tariftreueerklärung und Nachweis, dass der Branchenmindestlohn für Gebäudereinigung gezahlt wird.
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Berufsgenossenschaft und Nachweise zur Sozialversicherung.
- Qualifikationen des Personals, etwa Unterweisungen zu Hygiene, Desinfektion und Arbeitssicherheit.
Zertifikate belegen Standards, ersetzen aber keine Prüfung. Der Blaue Engel DE-UZ 220 gilt für Reinigungsdienstleistungen in Gebäuden, dazu kommen ISO 9001, ISO 14001 und EMAS. Prüfen Sie Gültigkeit, Geltungsbereich, Zertifizierungsstelle und den Bezug zur ausgeschriebenen Leistung.
Das Umweltbundesamt stellt Kriterien für die umweltfreundliche Beschaffung von Reinigungsleistungen bereit, von der Dosierung über die Reinigungschemie bis zur Schulung des Personals.
Referenzen belastbar prüfen
Fragen Sie Referenzen mit Ansprechpartner, Objektart, Fläche, Laufzeit und Personalstärke ab. Eine kurze telefonische Rückfrage klärt, ob Personalwechsel, Beschwerden oder Nachforderungen aufgetreten sind. Mindestens zwei vergleichbare Objekte sollten es sein. Referenzen ohne Kontaktdaten sind nicht prüfbar und gehören nicht in die Wertung.
Auswahl in fünf Schritten
- Bedarf erfassen: Flächen, Nutzungsarten, Intervalle, Zeitfenster und Sonderleistungen auflisten.
- Leistungsverzeichnis erstellen: Räume, Frequenzen, Stundenansatz sowie Material und Maschinen zuordnen.
- Eignung prüfen: Nachweise vollständig, Referenzen mit Ansprechpartnern und vergleichbaren Objekten.
- Wertung durchführen: Zuschlagskriterien und Gewichtung vorab festlegen und dokumentieren.
- Vertrag schließen: Kontrollrechte, Protokolle, Reaktionszeiten und Kündigungsfristen regeln.
Beispielrechnung: Stundenansatz und Preis prüfen
Beispielrechnung für ein Bürogebäude mit 4.000 Quadratmetern Fläche und 0,50 Reinigungsstunden je 100 Quadratmeter pro Woche: 40 Flächeneinheiten mal 0,50 Stunden ergeben 20 Stunden pro Woche.
Bei einem Stundenverrechnungssatz von 32,00 Euro netto sind das 640,00 Euro pro Woche und 33.280,00 Euro netto im Jahr bei 52 Wochen. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer liegt der Bruttobetrag bei 39.603,20 Euro. Prüfen Sie, ob Lohn, Wegezeit, Material und Aufsicht in der Kalkulation enthalten sind. Deutlich niedrigere Sätze deuten auf fehlende Positionen hin.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich ein unvollständiges Angebot?
Typische Lücken: kein Stundenansatz, keine Angabe zu Ersatzpersonal, fehlende Nachweise zu Handwerksrolle und Haftpflicht. Fordern Sie die Unterlagen nach, statt zu interpretieren.
Welche Zertifikate sind relevant?
Für Reinigungsdienstleistungen in Gebäuden der Blaue Engel DE-UZ 220, dazu ISO 9001, ISO 14001 und EMAS. Achten Sie auf Gültigkeit und Geltungsbereich.
Wer kontrolliert die Leistung nach dem Zuschlag?
Die Objektleitung des Dienstleisters und Ihre Gebäudebetreuung: Begehungen, Protokolle, Mängelverfolgung. Vertragliche Kontrollrechte und Kündigungsfristen regeln die Folgen.
Wie gewichte ich Preis und Qualität?
Legen Sie die Gewichtung vor der Veröffentlichung fest. Bei öffentlichen Auftraggebern muss die Wertung den Zuschlagskriterien in den Vergabeunterlagen entsprechen.
Welche Rolle spielt die Betriebsdokumentation?
Reinigungspläne, Protokolle und Nachweise gehören in die Objektdokumentation. Sie belegen die Leistung und dienen als Grundlage für Abrechnung und Vertragsverlängerung.