Gebäudewartung
Teil von Dienstleistersteuerung Gebäude Leitfaden für Ausschreibung und Kontrolle
Kosten der Dienstleistersteuerung Gebäude für Verwaltungen
Kosten Dienstleistersteuerung Gebäude: 9.500 Euro netto pro Jahr für 12.000 Quadratmeter, brutto 11.305 Euro. Aufwand für Ausschreibung, Kontrolle, Nachweise.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine Beispielrechnung für ein Objekt mit 12.000 Quadratmetern ergibt 9.500 Euro netto pro Jahr.
- Brutto sind das bei 19 Prozent Umsatzsteuer 11.305 Euro.
- Auf Ausschreibung entfallen 3.200 Euro, auf Kontrolle 4.100 Euro, auf Nachweise 2.200 Euro.
- Die Vergabeverordnung VgV verlangt dokumentierte Eignungsprüfungen.
- GEFMA-Richtlinien und BBSR-Kostenkennwerte liefern Vergleichszahlen.
Beispielrechnung für 12.000 Quadratmeter
Die folgende Rechnung zeigt den Steuerungsaufwand für ein Verwaltungsgebäude mit 12.000 Quadratmetern Nutzfläche. Sie basiert auf marktüblichen Stundensätzen für technische Gebäudebetreuung. Die Werte sind netto ohne Umsatzsteuer.
Show the numbers
| Ausschreibung | 40 |
|---|---|
| Kontrolle | 50 |
| Nachweise | 40 |
| Summe | 130 |
Aus der Summe von 9.500 Euro netto ergeben sich bei 19 Prozent Umsatzsteuer 11.305 Euro brutto pro Jahr. Das sind rund 0,79 Euro netto pro Quadratmeter und Jahr. Für kleinere Objekte mit 5.000 Quadratmetern liegt der Aufwand bei etwa 5.500 Euro netto. Für große Objekte mit 25.000 Quadratmetern sind etwa 16.000 Euro netto realistisch.
Die Rechnung enthält keine Kosten für eigene Software. Ein CAFM-System schlägt mit 1.200 bis 3.000 Euro netto pro Jahr zu Buche, je nach Nutzerzahl und Modul. Diese Ausgabe zählt zur Betriebsdokumentation und nicht zur Dienstleistersteuerung im engeren Sinn.
Aufwand für Ausschreibung, Kontrolle und Nachweise
Die Ausschreibung folgt bei öffentlichen Auftraggebern der Vergabeverordnung. Die VgV schreibt ein dokumentiertes Verfahren mit Eignungs- und Zuschlagskriterien vor. Für die Erstellung der Leistungsverzeichnisse fallen je nach Komplexität 30 bis 60 Arbeitsstunden an. Bei einem Stundensatz von 80 Euro netto sind das 2.400 bis 4.800 Euro.
Bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb sinken die Kosten um etwa 20 Prozent. Bei offenen Verfahren mit EU-weiter Bekanntmachung steigen sie um 30 bis 50 Prozent. Ein Verhandlungsverfahren kostet wegen der Dokumentationspflichten am meisten.
Die Kontrolle umfasst Sichtprüfungen, Abnahmeprotokolle und die Überwachung von Fristen. Die Technischen Regeln für Betriebssicherheit konkretisieren die Anforderungen an Prüfungen und Instandhaltung. Ein Steuerungsverantwortlicher benötigt dafür etwa 40 bis 70 Stunden pro Jahr. Das entspricht 3.200 bis 5.600 Euro netto.
Die Nachweisführung betrifft Umweltkriterien, Entsorgungsbelege und Prüfprotokolle. Das Umweltbundesamt empfiehlt für die Beschaffung von Reinigungsleistungen konkrete Umweltkriterien. Die Dokumentation kostet etwa 30 bis 50 Stunden jährlich, also 1.650 bis 2.750 Euro netto.
Kosten nach Objektgröße und Leistungsart
Die Steuerungskosten skalieren nicht linear mit der Fläche. Ein Objekt mit 5.000 Quadratmetern verursacht etwa 5.500 Euro netto pro Jahr. Bei 12.000 Quadratmetern sind es 9.500 Euro netto. Für 25.000 Quadratmeter fallen rund 16.000 Euro netto an. Diese Werte gelten für gemischte Dienstleistungen aus Reinigung, Wartung und Grünpflege.
Bei reinen Reinigungsverträgen sinkt der Steuerungsaufwand auf 40 bis 50 Prozent der genannten Beträge. Kommen technische Anlagen wie Aufzüge, Lüftung und Heizung hinzu, steigt der Aufwand um 20 bis 30 Prozent. Die GEFMA-Richtlinie 100 definiert Leistungsbereiche, die diese Unterschiede erklären. Das BBSR veröffentlicht Kostenkennwerte für Verwaltungsgebäude, die als Vergleich dienen.
Die Werte berücksichtigen keine Sonderreinigung nach Unfällen. Solche Einsätze kosten zusätzlich 500 bis 1.500 Euro netto pro Ereignis. Auch Winterdienst und Grünpflege erhöhen den Steuerungsaufwand um 10 bis 15 Prozent.
Vergabe- und Normenlage als Kostentreiber
Die Vergaberegeln des Bundes und der Länder verlangen bei Aufträgen über 25.000 Euro netto eine förmliche Ausschreibung. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz fasst die Pflichten für öffentliche Auftraggeber zusammen. Für Verwaltungen bedeutet das: Jede Leistungsposition muss beschrieben, jeder Anbieter geprüft und jede Abweichung dokumentiert werden.
Die VgV gilt für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Für Dienstleistungen liegt dieser Wert bei 221.000 Euro netto. Unterhalb dieser Grenze gelten die Vergabeordnungen der Länder, etwa die UVgO für Bund und Länder.
Die DIN EN 15221 definiert Begriffe und Prozesse im Facility Management. Das DIN-Institut erarbeitet diese Norm im Normenausschuss NHRS. Eine Zertifizierung nach dieser Norm kostet zusätzlich, erhöht aber die Vergleichbarkeit der Angebote. Das Statistische Bundesamt liefert Daten zu Handwerksleistungen und deren Kosten im Gebäudebetrieb. Diese Zahlen helfen bei der Plausibilisierung von Angeboten.
Häufige Fragen
Wie hoch sind die Kosten der Dienstleistersteuerung pro Jahr?
Für ein Verwaltungsgebäude mit 12.000 Quadratmetern sind 9.500 Euro netto und 11.305 Euro brutto pro Jahr ein realistischer Richtwert. Kleinere Objekte liegen bei 5.500 Euro netto, größere bei 16.000 Euro netto.
Welche Nachweise verlangt der Gesetzgeber?
Die VgV verlangt Eignungsnachweise, die TRBS Prüfprotokolle und das Umweltbundesamt Umweltkriterien. Diese Nachweise sind Teil der Steuerungskosten.
Was kostet die Ausschreibung eines Dienstleisters?
Die Ausschreibung kostet zwischen 2.400 und 4.800 Euro netto. Der Aufwand hängt von der Zahl der Leistungspositionen und der Vergabeart ab.
Wie oft muss ein Dienstleister kontrolliert werden?
Die TRBS empfiehlt Prüfungen mindestens einmal jährlich. Bei sicherheitsrelevanten Anlagen sind kürzere Intervalle Pflicht. Der Steuerungsaufwand liegt dann höher.
Welche Rolle spielt die GEFMA?
Die GEFMA-Richtlinie 100 gliedert Leistungsbereiche und hilft bei der Kalkulation. Sie ist kein Gesetz, aber Standard in der Branche.