Wartungsplan für Gebäudetechnik erstellen

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritt 1: Anlagenliste aufbauen

Erfassen Sie jede technische Anlage einzeln, nicht als Sammelposten. Notieren Sie Anlagenart, Standort, Baujahr, Typenschilddaten, Anlagennummer und den zuständigen Betreiber. Übliche Gruppen sind Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro, Aufzüge, Druckbehälter, Brandschutzklappen und Anlagen zur Rauchabführung. Diese Liste trägt den gesamten Wartungsplan Gebäudetechnik.

Ergänzen Sie Anlagen, die im Alltag kaum auffallen: Rückstauklappen, Druckhaltestationen, Feststellanlagen, Kälteanlagen, Lüftungsfilter und Wärmezähler. Genau diese Anlagen verursachen die teuersten Folgeschäden, wenn Fristen fehlen. Führen Sie die Übersicht als Anlagenbuch mit fortlaufender Nummer.

Danach ordnen Sie jeder Anlage die möglichen Gefährdungen zu. Nach § 3 BetrSichV muss der Betreiber Arbeitsmittel und überwachungsbedürftige Anlagen beurteilen und die Beurteilung fortschreiben (§ 3 BetrSichV beim Bundesministerium der Justiz). Ein Aufzug braucht andere Prüfungen als eine Lüftungsanlage. Aus der Beurteilung folgt, welche Prüfung nötig ist und welche Qualifikation die prüfende Person mitbringen muss.

Prüfen Sie die Liste einmal jährlich gegen die tatsächlich installierten Anlagen. Neu eingebaute Geräte und stillgelegte Anlagen werden nachgetragen oder gestrichen.

Schritt 2: Fristen und Intervalle festlegen

Ziehen Sie je Anlage drei Quellen heran: Herstellerunterlagen, gesetzliche Prüfpflichten und Normen. Herstellerangaben sind Mindestwerte, kürzere Intervalle sind zulässig, längere nur mit technischer Begründung. DIN 31051 unterscheidet Inspektion, Wartung, Instandsetzung und Verbesserung und ordnet die Maßnahmen. VDI 3810 beschreibt das Betreiben und Instandhalten gebäudetechnischer Anlagen.

Gesetzliche Fristen haben Vorrang vor Wartungsverträgen. § 10 BetrSichV verlangt wiederkehrende Prüfungen und deren Dokumentation (§ 10 BetrSichV). Für überwachungsbedürftige Anlagen wie Aufzüge und Druckbehälter gelten zusätzliche Pflichten (§ 14 BetrSichV). Wie Sie diese Vorgaben in Prüfpläne übersetzen, erläutert das Regelwerk der BAuA (Technische Regeln für Betriebssicherheit).

Fehlt eine Herstellerangabe, legen Sie die Frist mit einer befähigten Person oder einem Fachbetrieb fest. Notieren Sie bei jeder Anlage, ob die Frist gesetzlich, vertraglich oder nur empfohlen ist. Nur so erkennen Sie, welcher Termin unverhandelbar ist.

Die folgende Übersicht nennt Beispielintervalle, die Sie an Anlage, Nutzung und Herstellerangaben anpassen:

Für ortsfeste elektrische Anlagen und Betriebsmittel nennen die DGUV-Regelwerke in der Regel vier Jahre als Prüfabstand. Bündeln Sie Anlagen mit gleichem Intervall am selben Tag, das verkürzt Wege und senkt die Zahl der Termine.

Schritt 3: Rollen und Vertretungen festlegen

Jede Zeile des Wartungsplans braucht einen Namen. Der Betriebsleiter trägt die Gesamtverantwortung für Plan, Budget und Dienstleistersteuerung. Der Hausmeister führt Sichtkontrollen durch und meldet Störungen. Arbeiten an Gasanlagen, Elektroanlagen und Aufzügen übernehmen befähigte Personen oder Fachbetriebe. Externe Dienstleister erhalten klare Leistungsgrenzen und Reaktionszeiten.

Hinterlegen Sie zu jeder Rolle eine Vertretung mit Telefonnummer. Streichen Sie Aufgaben, für die niemand qualifiziert ist, oder vergeben Sie sie an einen Dienstleister. Qualifikationsnachweise, Unterweisungen und Ansprechpartner der Fremdfirmen gehören in die Betriebsdokumentation.

Beispielrechnung: 40 Anlagen mit jährlicher Wartung und 90 Minuten Aufwand je Termin ergeben 60 Arbeitsstunden im Jahr. Verteilt auf zwölf Monate sind das fünf Stunden monatlich.

Schritt 4: Nachweise und Mängel verfolgen

Jeder Termin endet mit einem schriftlichen Nachweis. Er nennt Anlage, Datum, durchführende Person, Ergebnis, festgestellte Mängel und deren Behebung. Prüfplaketten und Einträge im Anlagenbuch ergänzen die Datei. Legen Sie alles in der Betriebsdokumentation ab, mit einer Frist für die Aufbewahrung.

Arbeiten Sie mit einem einheitlichen Formular. Wer Anlage, Zeitpunkt und Ergebnis in derselben Struktur erfasst, kann Ausfälle nach Jahren noch bewerten und Ersatzintervalle belegen.

Offene Mängel gehören in eine Liste mit Termin, Zuständigkeit und Erledigungsvermerk. Prüfen Sie diese Liste in einem festen Termin im Monat oder Quartal. Wiederkehrende Mängel an derselben Anlage sind ein Signal: Prüfen Sie Intervall, Nutzung oder Ersatzbeschaffung.

Häufige Fragen

Was gehört in eine Anlagenliste?

Anlagenart, Standort, Baujahr, Typenschilddaten, Anlagennummer, Betreiber und die zugehörigen Prüffristen. Fotos und Datenblätter erleichtern die Zuordnung vor Ort.

Wie oft muss ein Aufzug geprüft werden?

Überwachungsbedürftige Aufzüge prüft eine zugelassene Überwachungsstelle in der Regel jährlich. Zusätzlich prüft der Betreiber selbst in kürzeren Abständen. Die Frist steht in der Prüfplakette und im Prüfbericht.

Reicht der Wartungsvertrag des Herstellers?

Nein. Er deckt die Anlage ab, nicht die Betreiberpflichten. Gefährdungsbeurteilung, Prüffristen und Nachweise bleiben beim Betreiber.

Wer darf Wartungen durchführen?

Befähigte Personen, Fachbetriebe und geschultes Personal nach Herstellerangabe. Entscheidend sind Qualifikation, Einweisung und die passende Ausrüstung.

Wie lange müssen Nachweise aufbewahrt werden?

Die Frist richtet sich nach Anlage und Prüfvorschrift. Bewahren Sie die Unterlagen mindestens bis zur nächsten Prüfung auf, besser über die gesamte Nutzungsdauer.