Digitale Betriebsdokumentation im Vergleich zu Papier und Excel

Das Wichtigste auf einen Blick

Was VDI 3810, GEFMA 100-1 und DIN EN ISO 19650 verlangen

VDI 3810 Blatt 1 beschreibt das Betreiben und Instandhalten von Gebäuden und gebäudetechnischen Anlagen. Im Zentrum stehen Anlagenverzeichnis, Wartungspläne und Nachweise über ausgeführte Arbeiten.

GEFMA 100-1 ordnet Facility-Management-Leistungen und die zugehörige Dokumentation ein. DIN EN ISO 19650 regelt das Informationsmanagement über den Lebenszyklus eines Bauwerks.

Für FM-Leistungen gilt zusätzlich die Normenreihe DIN EN 15221, deren Weiterentwicklung Teil der Normungsarbeit zu Dienstleistungen und Facility Management bei DIN ist.

Kein Regelwerk nennt Papier, Excel oder ein bestimmtes Produkt. Verlangt sind Vollständigkeit, Auffindbarkeit und Nachvollziehbarkeit, also klare Zuständigkeiten vor dem Betrieb statt nach dem ersten Schaden.

Ergänzend greifen Betreiberpflichten. Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung nach § 3 BetrSichV verlangt die Bewertung von Gefahren an Arbeitsmitteln. Die Prüfpflichten nach § 10 BetrSichV verlangen wiederkehrende Prüfungen samt Dokumentation.

Papier, Excel und konkrete Systeme im Vergleich

Papier hat einen Vorteil: Der Nachweis entsteht an der Anlage, die Unterschrift gilt sofort. Danach wandert das Blatt in einen Ordner, und die Suche beginnt von vorn.

Microsoft Excel ist schnell aufgesetzt und weit verbreitet. Zwei Personen pflegen jedoch leicht zwei Dateien, und am Monatsende ist unklar, welche Liste stimmt. Freitextfelder erschweren Auswertungen.

PlanRadar führt Mängel, Wartungen und Prüfungen am Grundriss oder an der Anlage zusammen. SafetyCulture liefert mit iAuditor mobile Prüfprotokolle samt Foto und Zeitstempel. maintiX verknüpft Anlagenverzeichnis, Fristen und Dienstleisteraufträge in einer Datenbank.

Excel bleibt sinnvoll, solange ein Objekt, eine Datei und eine pflegende Person zusammenkommen. Ab zwei Standorten braucht es Regeln für Dateinamen, Zugriffsrechte und Ablage.

Kosten und Aufwand: eine Beispielrechnung

Angenommen, in einem Objekt fallen 200 Wartungsnachweise pro Jahr an. Für Suchen, Kopieren und Abheften werden fünf Minuten je Beleg angesetzt.

Die Rechnung ist ein Beispiel, kein Marktpreis. Bei zehn Objekten summieren sich rund 170 Stunden.

Digitale Betriebsdokumentation verlagert diese Zeit in die Erfassung, weil der Nachweis einmal entsteht und auffindbar bleibt. Kosten entstehen an drei Stellen: Abonnement oder Lizenz, Einrichtung des Anlagenverzeichnisses und Schulung der Nutzer.

Zugriff und Nachweisbarkeit im Prüfungsfall

Hängt an jeder Anlage ein Kennzeichen, ruft der Techniker den Wartungsplan am Tablet auf und trägt Messwerte direkt ein. Der Weg über Büro und Ordner entfällt.

Bei einer Prüfung durch Aufsichtsbehörde oder Versicherer zählt, wie schnell Nachweise vorliegen. Papierordner liefern Belege, aber selten eine Übersicht offener Prüfungen. Excel zeigt Fälligkeiten nur bei gepflegter Datei. PlanRadar, SafetyCulture und maintiX protokollieren, wer wann welchen Nachweis erstellt hat.

Für die Praxis kommen die Regeln der DGUV hinzu: Vorschriften, Regeln und Informationen für Instandhaltung und Wartung bündeln die Vorgaben der gesetzlichen Unfallversicherung.

Vor der Einführung lohnt der Blick auf den Datenexport. Wer Anlagenverzeichnis und Nachweise in einem gängigen Format sichern kann, bleibt beim Anbieterwechsel handlungsfähig.

Häufige Fragen

Ersetzt digitale Betriebsdokumentation Papier vollständig?

Meist nicht sofort. Wartungs- und Prüfnachweise lassen sich digital führen, einzelne Unterschriften entstehen weiterhin vor Ort. Scans überführen diese Belege in die digitale Akte.

Reicht eine Excel-Liste als Nachweis?

Für einen kleinen Bestand mit einer pflegenden Person kann das genügen. Kritisch bleiben Versionen und Zugriffsrechte, weil sonst nicht belegbar ist, welcher Stand gültig war.

Was kostet ein digitales System?

PlanRadar, SafetyCulture und maintiX arbeiten mit Abonnements, die sich nach Nutzerzahl oder Objekt richten. Dazu kommen Einrichtung, Anlagenverzeichnis und Schulung.

Wie lange müssen Prüfnachweise aufbewahrt werden?

Pauschale Fristen gibt es nicht. Sie hängen von Anlage, Regelwerk und Versicherungsvertrag ab. Prüffristen und Aufbewahrung gehören deshalb ins Anlagenverzeichnis.