Gebäudewartung
Teil von Betriebsdokumentation erstellen: Pflichten, Vorlagen und Prüfschritte
Betriebsdokumentation Checkliste für die Gebäudeübergabe
Betriebsdokumentation erstellen: Checkliste für die Gebäudeübergabe mit Plänen, Prüfprotokollen, Wartungsnachweisen, Fristen und Verantwortlichen nach VDI 3810.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Übergabemappe enthält Bestandspläne, Prüfprotokolle, Wartungsnachweise, Betriebsanweisungen und Fristenlisten.
- VDI 3810 Blatt 1 ordnet das Betreiben und Instandhalten von Gebäuden und Anlagen, die GEFMA-Richtlinien die Dokumente des Facility Managements.
- Betreiberpflichten beginnen mit der Übergabe, nicht erst mit dem ersten Schaden.
- Jede Unterlage erhält Versionsstand, Ablageort, Frist und einen namentlich benannten Verantwortlichen.
Diese Unterlagen gehören in die Übergabemappe
Wer die Betriebsdokumentation erstellen will, sammelt zuerst alles, was den Betrieb der Anlagen erklärt und belegt. Fehlt ein Nachweis, gehört er als offener Punkt ins Übergabeprotokoll. Die Checkliste ordnet die Unterlagen nach Kategorie und nennt gleich die Frist.
| Unterlage | Nachweis | Frist, Verantwortlicher |
|---|---|---|
| Bestands- und Revisionspläne | Grundrisse, Schemata, Ausführungsstand | bei Übergabe, Objektverwaltung |
| Anlagendokumentation | Datenblätter, Einstellwerte, Ersatzteillisten | bei Übergabe, technische Leitung |
| Prüfprotokolle | Aufzüge, Druckgeräte, Elektroanlagen, Lüftung | Prüffrist je Anlage, Betreiber |
| Wartungsnachweise | Berichte mit Datum, Umfang und Mängeln | Vertragslaufzeit, Dienstleister |
| Gefährdungsbeurteilung | Beurteilung nach BetrSichV | bei Änderung, Arbeitgeber |
Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung steht in § 3 BetrSichV. Sie liefert die Grundlage für Prüffristen und Instandhaltungsmaßnahmen. Ohne sie lässt sich keine Prüfung begründen.
Bestandspläne und Anlagendokumentation bilden die Grundlage für jede spätere Wartung. Fehlen Einstellwerte und Ersatzteillisten, dauert jede Störungsbehebung länger. Prüfen Sie, ob der Planstand der Ausführung entspricht und Nachträge eingearbeitet sind. Die GEFMA-Richtlinien gliedern die Unterlagen in kaufmännisches, technisches und infrastrukturelles Facility Management ein.
Betriebsanweisungen und Unterweisungsnachweise gehören ebenfalls in die Mappe. Sie richten sich an das Bedienpersonal und werden bei Änderungen an der Anlage neu gefasst. Der Nachweis der Unterweisung bleibt beim Arbeitgeber.
Prüfprotokolle und Wartungsnachweise richtig sortieren
Prüffristen ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung und dem Regelwerk der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Dort konkretisieren die Technischen Regeln für Betriebssicherheit, wie zu prüfen und zu dokumentieren ist.
Jedes Prüfprotokoll enthält Prüfer, Datum, Prüfgrundlage, Ergebnis und die nächste Frist. Mängel werden mit Maßnahme und Erledigungsdatum nachgetragen. Legen Sie fest, wer die Fristen überwacht und wo die Protokolle abgelegt werden.
Dokumentieren Sie auch Prüfungen, die keine Mängel ergeben haben. Ein lückenloser Verlauf erleichtert die Argumentation gegenüber Aufsichtsbehörden und Versicherern.
Wartungsnachweise belegen, dass Dienstleister ihre Leistung erbracht haben. Sie nennen Wartungsumfang, Messwerte, verwendete Ersatzteile und festgestellte Mängel. Für wiederkehrende Arbeiten an Arbeitsmitteln gelten zusätzlich die Vorschriften und Regeln der DGUV.
Fristen und Verantwortliche festhalten
Jede Zeile der Checkliste endet mit einer Frist und einem Namen. Fristen ohne Verantwortlichen werden selten eingehalten. Tragen Sie wiederkehrende Termine direkt in den Wartungskalender ein. Bei einem Betreiberwechsel bleiben die Pflichten bestehen.
Verantwortlich ist der Betreiber, also die Organisation, die das Gebäude nutzt oder bewirtschaftet. Bei vermieteten Flächen regelt der Mietvertrag, welche Nachweise der Mieter liefert. Halten Sie diese Zuordnung schriftlich fest, damit bei einer Prüfung keine Lücke bleibt.
Planen Sie je Frist eine Vorlaufzeit ein, damit Ersatzteile und Termine rechtzeitig beschafft werden können. Fehlt der Nachweis zum Stichtag, wird der Dienstleister schriftlich zur Nachlieferung aufgefordert.
Für die Ablage gilt ein Dokument, ein Ablageort. Ein Namensschema mit Objekt, Anlage, Dokumentenart und Datum verhindert doppelte Dateien. Bei mehreren Gewerken bietet sich die Übernahme in ein CAFM-System an. Die Normungsarbeit zu Dienstleistungen im Facility Management läuft im Normenausschuss NHRS beim DIN, dort ist unter anderem DIN EN 15221 verankert.
Übergabe in fünf Schritten
- Unterlagenverzeichnis anlegen und alle erwarteten Dokumente auflisten.
- Gelieferte Unterlagen gegen das Verzeichnis prüfen und Lücken markieren.
- Prüfprotokolle, Wartungsnachweise und Gefährdungsbeurteilungen auf Datum und Prüfgrundlage kontrollieren.
- Fristen und Verantwortliche für jede Unterlage eintragen.
- Daten in Dokumentenmanagement oder CAFM übernehmen und das Übergabeprotokoll beidseitig unterschreiben.
Häufige Fragen
Wer haftet nach der Übergabe für fehlende Prüfprotokolle?
Die Betreiberpflicht liegt beim Betreiber des Gebäudes. Fehlt ein vorgeschriebenes Protokoll, muss er die Prüfung nachholen und die Lücke dokumentieren. Ansprüche gegen den Errichter richten sich nach dem Bauvertrag.
Wie lange müssen Wartungsnachweise aufbewahrt werden?
Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht. Bewahren Sie die Nachweise so lange auf, wie die Anlage betrieben wird, und stimmen Sie die Dauer mit Versicherer und Auftraggeber ab.
Reicht eine PDF-Ablage für die Betriebsdokumentation?
Für den laufenden Betrieb reicht eine strukturierte PDF-Ablage meist aus. Wichtig sind ein einheitliches Namensschema, eine Versionskontrolle und eine regelmäßige Sicherung. Änderungen an Anlagen werden zeitnah eingearbeitet.
Wann muss die Betriebsdokumentation aktualisiert werden?
Nach jeder Änderung an Anlagen, nach jedem Umbau und nach einem Betreiberwechsel. Auch neue Prüffristen gehören sofort in die Fristenliste. Kontrollieren Sie den Stand mindestens einmal jährlich.