Bauwerksbuch Übersicht der Unterlagen für Gebäudebetreiber

Das Wichtigste auf einen Blick

Ein Bauwerksbuch bündelt Bestands-, Prüf- und Betriebsdokumente eines Gebäudes an einer zentralen Stelle.
Den Rahmen setzen VDI 3810 und die GEFMA-Richtlinien, den Umfang bestimmen Nutzung, Gefährdung und Betreiberpflichten.
Pflichtinhalte folgen aus der Betriebssicherheitsverordnung und den Technischen Regeln für Betriebssicherheit.
Aufgenommen wird nur, was Prüfung, Instandhaltung, Sicherheit oder Nachweis betrifft.
Digitale Führung ist zulässig, solange Dokumente auffindbar und gegen nachträgliche Änderung gesichert bleiben.

Was VDI 3810 und GEFMA als Rahmen vorgeben

VDI 3810 Blatt 1 behandelt das Betreiben und Instandhalten gebäudetechnischer Anlagen. Für das Bauwerksbuch folgen daraus die Anlagendokumentation, die Betriebsanleitungen sowie die Nachweise über Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Blatt 2 ordnet die Betreiberverantwortung ein.

Die GEFMA-Richtlinien ordnen Facility-Management-Leistungen und deren Dokumentation, etwa in der Reihe GEFMA 100. Ergänzend gilt die Normenreihe DIN EN 15221, deren Normungsarbeit der DIN-Fachbereich Dienstleistungen begleitet.

Beide Regelwerke sind kostenpflichtig und werden überarbeitet. Prüfen Sie vor dem Aufbau die gültige Ausgabe, statt eine Nummerierung aus Altbeständen zu übernehmen.

Bestands- und Objektunterlagen im Einzelnen

Diese Unterlagen beschreiben den baulichen Bestand und die genehmigte Nutzung.

Bauzeichnungen, Grundrisse, Schnitte und Ansichten im Revisionsstand
Statische Berechnungen, Bewehrungspläne, Baubeschreibung
Baugenehmigung, Abnahme- und Übergabeprotokolle
Flächen- und Raumbuch mit Nutzungsangaben je Raum
Brandschutzkonzept, Flucht- und Rettungspläne, Feuerwehrplan

Unterlagen der technischen Anlagen

Je Anlage gehört ein Stammdatensatz in das Verzeichnis, dazu die Hersteller- und Betriebsdokumente.

Anlagenverzeichnis mit Typ, Standort, Baujahr und Anlagennummer
Betriebsanleitungen und Ersatzteillisten der Hersteller
Schalt-, Stromlauf- und Steuerungspläne, Anlagenschemata
Inbetriebnahmeprotokolle, Einstellwerte, Parametrierprotokolle
Wartungspläne, Wartungsnachweise, Prüfbücher

Prüf- und Nachweisdokumente

Prüfnachweise sind der Kern des Bauwerksbuchs, weil sie im Schadensfall vorgelegt werden müssen.

Gefährdungsbeurteilungen je Arbeitsmittel und Anlage
Prüffristenübersicht mit Terminen und Verantwortlichen
Prüfprotokolle für Aufzüge, Druckbehälter und elektrische Anlagen
Prüfberichte für Brandmeldeanlage, Sprinkler, Rauchabzug, Feuerlöscher
Legionellenprüfberichte und Rohrnetzpläne der Trinkwasseranlage

Wann welche Prüfung fällig wird, konkretisieren die Technischen Regeln für Betriebssicherheit der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.

Verträge, Organisation und Änderungen

Neben Technik und Prüfung gehören die organisatorischen Nachweise in die Objektakte.

Wartungs- und Dienstleisterverträge mit Laufzeit und Leistungsumfang
Kontaktliste, Bereitschaftsplan, Alarm- und Notfallplan
Schlüsselordnung, Zutrittsregelungen, Bewachungskonzept
Versicherungspolicen und Deckungsnachweise
Umbau-, Sanierungs- und Austauschprotokolle mit Versionsstand

Aufnahmekriterien, Formate und Fristen

Vier Kriterien entscheiden über die Aufnahme: Nachweispflicht gegenüber Behörden oder Unfallversicherungsträgern, Sicherheitsrelevanz, Vertragsrelevanz und Abrechnungsrelevanz. Reine Betriebskostenabrechnungen bleiben in der Buchhaltung, auch wenn sie das Gebäude betreffen.

Unterlage	Kriterium	Format	Aktualisierung
Anlagenverzeichnis	sicherheits- und vertragsrelevant	Datenbank oder Tabelle	bei jeder Änderung
Prüfprotokoll	Nachweispflicht	PDF/A, Original bei Unterschrift	nach jeder Prüfung
Gefährdungsbeurteilung	Pflicht nach BetrSichV	PDF mit Datum und Verfasser	bei geänderter Nutzung
Wartungsnachweis	Gewährleistung und Betrieb	Dienstleisterbericht als PDF	nach jedem Einsatz
Bestandsplan	Planung und Instandsetzung	PDF/A, Original im Planarchiv	nach Umbau

Bauwerksbuch anlegen: fünf Schritte

Bestand aufnehmen: je Anlage Typ, Standort, Baujahr und zuständige Person erfassen.
Dokumente bewerten: Aufnahmekriterien anwenden und Unnötiges aussortieren.
Fristen hinterlegen: Prüftermine aus Gefährdungsbeurteilung, Herstellerangabe und Regelwerk in einen Kalender übertragen.
Ablage festlegen: ein führendes System bestimmen, Papieroriginale nur bei verlangter Unterschrift.
Jährlich prüfen: Vollständigkeit, Versionsstände und Zuständigkeiten kontrollieren und das Ergebnis protokollieren.

Papierführung und digitale Führung

Bei Papierführung gilt ein Register je Unterlagengruppe mit laufender Nummer, Eingangsdatum und unterschriebener Übergabe beim Wechsel der verantwortlichen Person.

Digital kommt die Lesbarkeitsprüfung nach der Migration hinzu, weil gescannte Altbestände häufig nicht durchsuchbar sind. Ein Scan ohne Index ist kein Nachweis.

Rechtliche Grundlagen der Dokumentation

Der Betreiber muss Arbeitsmittel und überwachungsbedürftige Anlagen sicher betreiben und die Prüfungen dokumentieren. § 3 BetrSichV verpflichtet zur Gefährdungsbeurteilung, § 10 BetrSichV regelt wiederkehrende Prüfungen und deren Dokumentation.

Für Aufzüge, Druckbehälter und bestimmte elektrische Anlagen gelten die zusätzlichen Prüfpflichten des § 14 BetrSichV. Sammelintervalle aus älteren Checklisten sind ohne Abgleich am geltenden Regelwerk nicht belastbar. Aufzüge prüfen zugelassene Überwachungsstellen in der Praxis meist jährlich, Abweichungen sind zu begründen.

Häufige Fragen

Ist ein Bauwerksbuch gesetzlich vorgeschrieben?

Ein Gesetz dieses Namens gibt es nicht. Die Betreiberpflichten verlangen aber dokumentierte Gefährdungsbeurteilungen, Prüfungen und Instandhaltungen.

Wie lange sind Prüfprotokolle aufzubewahren?

Eine einheitliche Frist nennt die BetrSichV nicht. Üblich ist die Aufbewahrung bis zur nächsten Prüfung plus Sicherheitszeitraum, bei Anlagen bis zur Stilllegung.

Reicht eine digitale Führung?

Ja, wenn Dokumente auffindbar, lesbar und gegen nachträgliche Änderung gesichert sind. Bescheinigungen mit Unterschrift bewahren viele Betreiber zusätzlich im Original auf.

Wer haftet für die Vollständigkeit?

Die Pflicht liegt beim Betreiber, in der Regel beim Eigentümer. Er kann Aufnahme und Führung an Verwalter oder Dienstleister delegieren, die Verantwortung bleibt bei ihm.