Gebäudewartung
Teil von Betriebsdokumentation erstellen: Pflichten, Vorlagen und Prüfschritte
Bauwerksbuch Übersicht der Unterlagen für Gebäudebetreiber
Bauwerksbuch Unterlagen: welche Dokumente nach VDI 3810, GEFMA und BetrSichV hineingehören, welche Formate gelten und wie Fristen geführt werden.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Bauwerksbuch bündelt Bestands-, Prüf- und Betriebsdokumente eines Gebäudes an einer zentralen Stelle.
- Den Rahmen setzen VDI 3810 und die GEFMA-Richtlinien, den Umfang bestimmen Nutzung, Gefährdung und Betreiberpflichten.
- Pflichtinhalte folgen aus der Betriebssicherheitsverordnung und den Technischen Regeln für Betriebssicherheit.
- Aufgenommen wird nur, was Prüfung, Instandhaltung, Sicherheit oder Nachweis betrifft.
- Digitale Führung ist zulässig, solange Dokumente auffindbar und gegen nachträgliche Änderung gesichert bleiben.
Was VDI 3810 und GEFMA als Rahmen vorgeben
VDI 3810 Blatt 1 behandelt das Betreiben und Instandhalten gebäudetechnischer Anlagen. Für das Bauwerksbuch folgen daraus die Anlagendokumentation, die Betriebsanleitungen sowie die Nachweise über Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Blatt 2 ordnet die Betreiberverantwortung ein.
Regelwerke für das Bauwerksbuch
VDI 3810
- Thema
- Betreiben, Instandhalten
- Blatt/Reihe
- Blatt 1, Blatt 2
- Inhalt
- Anlagendoku, Nachweise
- Kosten
- kostenpflichtig
- Prüfen
- gültige Ausgabe
GEFMA
- Thema
- FM-Leistungen, Doku
- Blatt/Reihe
- GEFMA 100
- Inhalt
- Dokumentation FM
- Kosten
- kostenpflichtig
- Prüfen
- gültige Ausgabe
DIN EN 15221
- Thema
- Facility-Management
- Blatt/Reihe
- Normenreihe
- Inhalt
- Normung Dienstleistungen
- Kosten
- kostenpflichtig
- Prüfen
- gültige Ausgabe
Die GEFMA-Richtlinien ordnen Facility-Management-Leistungen und deren Dokumentation, etwa in der Reihe GEFMA 100. Ergänzend gilt die Normenreihe DIN EN 15221, deren Normungsarbeit der DIN-Fachbereich Dienstleistungen begleitet.
Beide Regelwerke sind kostenpflichtig und werden überarbeitet. Prüfen Sie vor dem Aufbau die gültige Ausgabe, statt eine Nummerierung aus Altbeständen zu übernehmen.
Bestands- und Objektunterlagen im Einzelnen
Diese Unterlagen beschreiben den baulichen Bestand und die genehmigte Nutzung.
- Bauzeichnungen, Grundrisse, Schnitte und Ansichten im Revisionsstand
- Statische Berechnungen, Bewehrungspläne, Baubeschreibung
- Baugenehmigung, Abnahme- und Übergabeprotokolle
- Flächen- und Raumbuch mit Nutzungsangaben je Raum
- Brandschutzkonzept, Flucht- und Rettungspläne, Feuerwehrplan
Unterlagen der technischen Anlagen
Je Anlage gehört ein Stammdatensatz in das Verzeichnis, dazu die Hersteller- und Betriebsdokumente.
- Anlagenverzeichnis mit Typ, Standort, Baujahr und Anlagennummer
- Betriebsanleitungen und Ersatzteillisten der Hersteller
- Schalt-, Stromlauf- und Steuerungspläne, Anlagenschemata
- Inbetriebnahmeprotokolle, Einstellwerte, Parametrierprotokolle
- Wartungspläne, Wartungsnachweise, Prüfbücher
Prüf- und Nachweisdokumente
Prüfnachweise sind der Kern des Bauwerksbuchs, weil sie im Schadensfall vorgelegt werden müssen.
- Gefährdungsbeurteilungen je Arbeitsmittel und Anlage
- Prüffristenübersicht mit Terminen und Verantwortlichen
- Prüfprotokolle für Aufzüge, Druckbehälter und elektrische Anlagen
- Prüfberichte für Brandmeldeanlage, Sprinkler, Rauchabzug, Feuerlöscher
- Legionellenprüfberichte und Rohrnetzpläne der Trinkwasseranlage
Wann welche Prüfung fällig wird, konkretisieren die Technischen Regeln für Betriebssicherheit der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.
Verträge, Organisation und Änderungen
Neben Technik und Prüfung gehören die organisatorischen Nachweise in die Objektakte.
- Wartungs- und Dienstleisterverträge mit Laufzeit und Leistungsumfang
- Kontaktliste, Bereitschaftsplan, Alarm- und Notfallplan
- Schlüsselordnung, Zutrittsregelungen, Bewachungskonzept
- Versicherungspolicen und Deckungsnachweise
- Umbau-, Sanierungs- und Austauschprotokolle mit Versionsstand
Aufnahmekriterien, Formate und Fristen
Vier Kriterien entscheiden über die Aufnahme: Nachweispflicht gegenüber Behörden oder Unfallversicherungsträgern, Sicherheitsrelevanz, Vertragsrelevanz und Abrechnungsrelevanz. Reine Betriebskostenabrechnungen bleiben in der Buchhaltung, auch wenn sie das Gebäude betreffen.
| Unterlage | Kriterium | Format | Aktualisierung |
|---|---|---|---|
| Anlagenverzeichnis | sicherheits- und vertragsrelevant | Datenbank oder Tabelle | bei jeder Änderung |
| Prüfprotokoll | Nachweispflicht | PDF/A, Original bei Unterschrift | nach jeder Prüfung |
| Gefährdungsbeurteilung | Pflicht nach BetrSichV | PDF mit Datum und Verfasser | bei geänderter Nutzung |
| Wartungsnachweis | Gewährleistung und Betrieb | Dienstleisterbericht als PDF | nach jedem Einsatz |
| Bestandsplan | Planung und Instandsetzung | PDF/A, Original im Planarchiv | nach Umbau |
Bauwerksbuch anlegen: fünf Schritte
- Bestand aufnehmenje Anlage Typ, Standort, Baujahr und zuständige Person erfassen.
- Dokumente bewertenAufnahmekriterien anwenden und Unnötiges aussortieren.
- Fristen hinterlegenPrüftermine aus Gefährdungsbeurteilung, Herstellerangabe und Regelwerk in einen Kalender übertragen.
- Ablage festlegenein führendes System bestimmen, Papieroriginale nur bei verlangter Unterschrift.
- Jährlich prüfenVollständigkeit, Versionsstände und Zuständigkeiten kontrollieren und das Ergebnis protokollieren.
Papierführung und digitale Führung
Bei Papierführung gilt ein Register je Unterlagengruppe mit laufender Nummer, Eingangsdatum und unterschriebener Übergabe beim Wechsel der verantwortlichen Person.
Digital kommt die Lesbarkeitsprüfung nach der Migration hinzu, weil gescannte Altbestände häufig nicht durchsuchbar sind. Ein Scan ohne Index ist kein Nachweis.
Rechtliche Grundlagen der Dokumentation
Der Betreiber muss Arbeitsmittel und überwachungsbedürftige Anlagen sicher betreiben und die Prüfungen dokumentieren. § 3 BetrSichV verpflichtet zur Gefährdungsbeurteilung, § 10 BetrSichV regelt wiederkehrende Prüfungen und deren Dokumentation.
Für Aufzüge, Druckbehälter und bestimmte elektrische Anlagen gelten die zusätzlichen Prüfpflichten des § 14 BetrSichV. Sammelintervalle aus älteren Checklisten sind ohne Abgleich am geltenden Regelwerk nicht belastbar. Aufzüge prüfen zugelassene Überwachungsstellen in der Praxis meist jährlich, Abweichungen sind zu begründen.
Häufige Fragen
Ist ein Bauwerksbuch gesetzlich vorgeschrieben?
Ein Gesetz dieses Namens gibt es nicht. Die Betreiberpflichten verlangen aber dokumentierte Gefährdungsbeurteilungen, Prüfungen und Instandhaltungen.
Wie lange sind Prüfprotokolle aufzubewahren?
Eine einheitliche Frist nennt die BetrSichV nicht. Üblich ist die Aufbewahrung bis zur nächsten Prüfung plus Sicherheitszeitraum, bei Anlagen bis zur Stilllegung.
Reicht eine digitale Führung?
Ja, wenn Dokumente auffindbar, lesbar und gegen nachträgliche Änderung gesichert sind. Bescheinigungen mit Unterschrift bewahren viele Betreiber zusätzlich im Original auf.
Wer haftet für die Vollständigkeit?
Die Pflicht liegt beim Betreiber, in der Regel beim Eigentümer. Er kann Aufnahme und Führung an Verwalter oder Dienstleister delegieren, die Verantwortung bleibt bei ihm.
