3 Schritte zur Dienstleistersteuerung in München, Vergabe und Dokumentation

Das Wichtigste auf einen Blick

• 3 Schritte zur Dienstleistersteuerung in München: Bedarfsanalyse, Vergabe, Dokumentation.
• Örtlich gelten AVV Baulärm, Sperrzeitverordnung, Baumschutzverordnung und das Bayerische Denkmalschutzgesetz.
• Das Leistungsverzeichnis nennt je Position Menge, Turnus, Nachweis und Abnahmekriterium.
• Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt die UVgO, darüber GWB und VgV.
• Bei Denkmälern entscheidet die Untere Denkmalschutzbehörde im Referat für Stadtplanung und Bauordnung.
• Ohne laufende Dokumentation fehlt im Streitfall die Beweisgrundlage.

Münchner Vorgaben: Lärmschutz, Sperrzeit, Baumschutz, Denkmalschutz

Wer in München Dienstleister steuert, arbeitet auf zwei Ebenen: mit den Regeln der Landeshauptstadt und mit dem bayerischen Denkmalschutzrecht. Beide Ebenen gehören in den Vertrag mit dem Dienstleister.

Baustellenlärm regelt die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Schutz gegen Baulärm (AVV Baulärm). In überwiegenden Wohngebieten gelten 55 dB(A) am Tag und 45 dB(A) in der Nacht, in Mischgebieten 65 und 55 dB(A). Diese Zeitfenster werden als Position ins Leistungsverzeichnis geschrieben.

Die Sperrzeitverordnung der Landeshauptstadt München betrifft Gaststätten und damit Häuser mit Gastro im Erdgeschoss. Reinigung, Anlieferung und Entsorgung müssen außerhalb der Sperrzeit liegen. Zuständig für Gaststättenerlaubnisse und Sperrzeiten ist das Kreisverwaltungsreferat (KVR).

Grünflächen schützt die Baumschutzverordnung der Landeshauptstadt München. Geschützt sind Bäume in der Regel ab 80 Zentimetern Stammumfang, gemessen einen Meter über dem Boden. Fällen und stärkerer Rückschnitt brauchen eine Genehmigung, meist mit Ersatzpflanzung.

Für Denkmäler gilt das Bayerische Denkmalschutzgesetz (DSchG Bayern). Nach Art. 6 ist jede Veränderung erlaubnispflichtig; Unterhaltung mit gleichem Material und gleicher Technik bleibt frei. Ob ein Haus in der Denkmalliste steht, prüfen Sie vor der Ausschreibung im Bayerischen Denkmal-Atlas.

Die Erlaubnis erteilt die Untere Denkmalschutzbehörde im Referat für Stadtplanung und Bauordnung. Das Bayerische Landesamt für Denkmalpflege gibt dazu eine fachliche Stellungnahme ab und veröffentlicht Merkblätter zu Fenstern, Fassaden und Dächern.

Öffentliche Auftraggeber bindet das Vergaberecht des Bundes. Die Volltextsammlung deutscher Gesetze für Vergaberecht finden Sie in der Gesetze im Internet Sammlung. Private Hausverwaltungen müssen sich nicht daran halten, fahren mit demselben Ablauf aber nachweisbarer.

Für Betreiber entsteht eine Doppelbelastung: bundesweite Normen auf der einen und Auflagen der Landeshauptstadt auf der anderen Seite. Ein Vertrag, der nur die DIN nennt und die Münchner Zeitfenster auslässt, erzeugt Streit im Alltag.

Schritt 1: Bedarfsanalyse und Leistungsverzeichnis

Am Anfang steht die Bestandsaufnahme, nicht die Ausschreibung. Erfassen Sie Gebäude, Anlagen, Baujahre, Sanierungsstand und Nutzung. Ein Haus von 1900 mit Holzfenstern braucht andere Wartung als ein Neubau mit Glasfassade.

Die DIN EN 13306 trennt Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Diese Begriffe gehören wörtlich ins Verzeichnis, sonst streiten Sie später über den Umfang. Die VDI 3810 beschreibt Betrieb und Instandhaltung gebäudetechnischer Anlagen.

Weitere Pflichten hängen an Schwellenwerten. Die Trinkwasserverordnung verlangt Legionellenuntersuchungen, wenn der Speicher mehr als 400 Liter fasst oder mehr als drei Liter Wasser in den Leitungen liegen. Die Heizkostenverordnung schreibt seit Januar 2022 eine monatliche Verbrauchsinformation für Mieter vor.

Für die Kalkulation helfen Erfahrungswerte aus dem Münchner Markt (Stand 2026): Unterhaltsreinigung 28 bis 38 Euro pro Stunde, Glasreinigung 2 bis 4 Euro pro Quadratmeter, Hausmeisterdienste 30 bis 45 Euro pro Stunde. Die Wartung einer Gas-Brennwertanlage kostet 130 bis 250 Euro pro Jahr.

Die Sätze steigen mit Anfahrt, Zugänglichkeit und Denkmalschutzauflagen. Zu enge Turnusse kosten Geld, zu weite erzeugen Nachträge. Beides beschädigt die Steuerung.

Jede Position braucht Menge, Turnus, Nachweis und Abnahmekriterium. Für die Vergabe nach VOL/A gelten die Leistungs- und Liefervorschriften, nachlesbar in der Liste der Gesetze und Verordnungen. Unterhalb der EU-Schwellenwerte hat die UVgO die VOL/A in vielen Fällen ersetzt.

Trennen Sie Dauerleistungen von Einzelleistungen. Reinigung und Wartung laufen im Turnus, Reparaturen und Gutachten fallen anlassbezogen an. Beide Kategorien brauchen eigene Vergütungsregeln, sonst wird jede Kleinigkeit zur Verhandlung.

Beziehen Sie Hausmeister, Mieter und Eigentümer ein. Sie kennen Schwachstellen, die in keiner Anlagenliste stehen. Ein Gespräch vor der Ausschreibung spart Korrekturen im ersten Vertragsjahr.

Checkliste für das Leistungsverzeichnis

• Gebäude- und Anlagenbestand vollständig erfasst
• Turnus je Leistung festgelegt
• Nachweise und Prüffristen benannt (BetrSichV, Trinkwasserverordnung, DGUV Vorschrift 3)
• Erlaubnispflicht nach Art. 6 DSchG Bayern geprüft
• kommunale Zeitfenster für Lärm, Anlieferung und Sperrzeit vermerkt
• Baumschutz und Grünpflege berücksichtigt
• Abnahmekriterien und Reaktionszeiten definiert
• Dauerleistungen und Einzelleistungen getrennt

Schritt 2: Vergabe und Auswahl der Dienstleister

Die Auswahl folgt einem formalen Verfahren. Öffentliche Auftraggeber sind daran gebunden, private Hausverwaltungen sollten sich daran orientieren. Der Ablauf schützt vor späteren Einwänden.

Für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), für Bauleistungen die VOB/A. Der Schwellenwert liegt bei 221.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen und 5.538.000 Euro für Bauaufträge; die Werte werden alle zwei Jahre angepasst. Darüber gelten GWB und VgV mit europaweiter Bekanntmachung.

Öffentliche Ausschreibungen laufen in Bayern über die Vergabeplattform Bayern. Vergleichspreise liefern private Portale wie subreport ELVIS und das Deutsche Vergabeportal. Die Landeshauptstadt München veröffentlicht ihre Ausschreibungen ebenfalls online.

Prüfen Sie zuerst die Eignung: Handelsregisterauszug, Betriebshaftpflicht, Qualifikation, Referenzen. In München zählt zusätzlich Erfahrung mit denkmalgeschützten Objekten und mit den örtlichen Behördenwegen.

Fachbetriebe finden Sie über die Betriebssuche der Handwerkskammer für München und Oberbayern und über die Denkmalliste im Denkmal-Atlas. Verlangen Sie zwei Referenzobjekte mit Adresse und Ansprechpartner, keine bloße Zusage.

Bewerten Sie nicht nur den Preis. Ein niedriger Preis bei unklarem Leistungsumfang erzeugt Nachträge. Gewichten Sie Personalqualifikation, Ersatzteilverfügbarkeit, Vertretungsregelung und Reaktionszeit mit Punkten, bevor die Angebote eintreffen.

Rechtsfragen zur Steuerung und zu Dokumentationspflichten klären Sie vor der Unterschrift. Das Deutsche Industrie- und Handelskammerzentrum bündelt entsprechende Informationen unter InfoRecht der DIHK.

Wer bei Ausfall keine Ersatzkraft stellt, gefährdet Aufzug, Heizung und Trinkwasserhygiene. Die Vertretungsregelung gehört in den Vertrag, nicht in eine mündliche Absprache.

Ablauf der Vergabe

1. Leistungsverzeichnis, Eignungskriterien und Gewichtung schriftlich festlegen.
2. Angebote fristgerecht einholen und auf Vollständigkeit prüfen.
3. Eignung, Versicherung und Referenzen der Bieter bewerten.
4. Angebote nach Preis, Qualifikation und Reaktionszeit wichten.
5. Zuschlag erteilen und Vertrag mit Nachweis-, Vertretungs- und Meldepflichten schließen.

Schritt 3: Dokumentation und laufende Kontrolle

Mit dem Vertrag beginnt die eigentliche Steuerung. Vereinbaren Sie feste Berichtswege: wer meldet was, an wen, in welcher Frist. Ohne diese Regel bleibt jede Kontrolle eine Stichprobe.

Führen Sie ein Objektbuch je Gebäude. Es enthält Datum, Leistung, Nachweis, Abzeichnung und die Frist der nächsten Prüfung. Aufzüge prüft eine zugelassene Überwachungsstelle wie TÜV SÜD in der Regel einmal jährlich, ortsveränderliche Elektrogeräte laufen nach DGUV Vorschrift 3.

Die Dokumentation umfasst Leistungsnachweise, Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Rechnungen und Abweichungsmeldungen. Legen Sie alles objektbezogen und chronologisch ab, mit einem Namensschema, das ein Dritter ohne Erklärung versteht. Bei Schäden ist die lückenlose Kette der wichtigste Beweis.

Für größere Bestände lohnen Systeme wie Planon, Aspect4 oder Speedikon, für Unterlagen ein Dokumentenmanagement wie DocuWare. Sie verknüpfen Objekt, Vertrag, Nachweis und Frist. Bei drei Häusern reicht eine geregelte Ordnerstruktur mit Datum im Dateinamen.

Die Pflichten zur Dokumentation ergeben sich aus mehreren Verordnungen. Einen Überblick über die einschlägigen Verordnungen zu Dienstleistersteuerung und Dokumentationspflichten bietet die Übersicht der Verordnungen im Gesetzesportal.

Ein ausbleibender Bericht ist ein Steuerungsproblem, kein Formalfehler. Sanktionieren Sie ihn vertraglich, nicht im Gespräch. Führen Sie dazu eine Abweichungsliste mit Datum, Ursache und Folge; sie ist die Grundlage des Jahresgesprächs.

Prüfen Sie Rechnungen gegen das Leistungsverzeichnis, nicht gegen das Gefühl. Position, Menge und Turnus müssen zur vereinbarten Leistung passen. Ordnung ist Teil der Dokumentation, nicht Beiwerk.

Praxisbeispiel

Eine Hausverwaltung in Schwabing betreut ein Wohnhaus von 1911 mit 24 Einheiten. Die Heizung wird jährlich gewartet, das Trinkwasser wegen des Speichervolumens jährlich auf Legionellen beprobt, die Holzfenster zweimal im Jahr geprüft. Nach einem Wasserschaden fehlten zwei Prüfprotokolle, die Versicherung kürzte die Leistung. Seitdem läuft ein Objektbuch mit Datum, Leistung, Nachweis und Abzeichnung.

Besonderheiten bei denkmalgeschützten Gebäuden in München

In München steht ein erheblicher Teil der Altbauten unter Schutz. Jede Veränderung braucht Abstimmung: Fassadenfarbe, Fensterprofil, Dachdeckung, sogar Befestigungspunkte an der Wand. Auch verfahrensfreie Vorhaben nach Art. 57 BayBO brauchen die Erlaubnis nach Art. 6 DSchG.

Der Weg führt über die Untere Denkmalschutzbehörde im Referat für Stadtplanung und Bauordnung, die das Landesamt für Denkmalpflege beteiligt. Wählen Sie Betriebe, die dieses Verfahren kennen. Ein Betrieb, der zum ersten Mal in einem denkmalgeschützten Haus arbeitet, verliert Zeit mit Nachfragen.

Material und Ersatzteile sind oft nicht Standard. Fenster, Geländer und Dacheindeckungen kommen häufig als Sonderanfertigung, mit längeren Lieferzeiten und höheren Preisen. Kalkulieren Sie beides ein.

Für Reinigung und Pflege gehört die Pflegeanleitung ins Leistungsverzeichnis. Falsche Mittel greifen historische Oberflächen an; verlangen Sie geschultes Personal.

Förderwege gibt es: den Bayerischen Entschädigungsfonds für Denkmäler, das Denkmalschutz-Sonderprogramm des Bundes und die Steuerabschreibung nach Paragraf 7i EStG mit 9 Prozent über acht Jahre und 7 Prozent über vier Jahre. Anträge laufen in der Regel über die Untere Denkmalschutzbehörde.

Dokumentieren Sie jeden Eingriff mit Foto und Datum. Benennen Sie einen festen Ansprechpartner beim Dienstleister für Denkmalfragen, damit die Behörde keine widersprüchlichen Auskünfte erhält. Bei späteren Prüfungen zählt der Verlauf, nicht die Erinnerung.

Tipps zur erfolgreichen Umsetzung

Arbeiten Sie mit klaren Objektgrenzen. Ein Dienstleister, der drei Häuser mit unterschiedlichem Bestand betreut, braucht drei getrennte Nachweisordner.

Bündeln Sie Leistungen nur, wo es sachlich passt. Ein Vertrag für Reinigung und Heizungswartung spart Verwaltung, erschwert aber die Kontrolle über Turnusse und Haftung.

Führen Sie ein jährliches Steuerungsgespräch mit Zahlen: ausgeführte Leistungen, Abweichungen, Nachträge und Beschwerden gehören auf den Tisch.

Halten Sie die kommunalen Vorgaben aktuell. Zeitfenster, Sperrzeiten und Entsorgungsregeln ändern sich, das Leistungsverzeichnis muss mitgehen.

Bilden Sie Rücklagen für denkmalbedingte Sonderarbeiten. Sie kommen nicht planbar, aber sie kommen.

Vermeiden Sie englische Fachbegriffe ohne deutsche Entsprechung im Vertrag. Instandhaltung, Inspektion und Wartung sind nach DIN EN 13306 definiert und im Streitfall belastbar.

Häufige Fragen

Welche kommunalen Vorgaben gelten in München für Dienstleister? Die AVV Baulärm mit 55 und 45 dB(A) in Wohngebieten, die Sperrzeitverordnung für Gastronomie, die Baumschutzverordnung ab 80 Zentimetern Stammumfang und die Erlaubnispflicht nach Art. 6 DSchG Bayern. Sie gehören als Zeitfenster und Auflagen ins Leistungsverzeichnis.

Wie erkenne ich einen geeigneten Dienstleister für denkmalgeschützte Gebäude? Über Referenzen an vergleichbaren Objekten und Erfahrung mit der Unteren Denkmalschutzbehörde. Fragen Sie nach zwei Projekten mit Adresse, Ansprechpartner und Art der abgestimmten Eingriffe.

Welche Unterlagen gehören in die Dokumentation? Leistungsnachweise, Wartungs- und Prüfprotokolle, Rechnungen, Abweichungsmeldungen und Fotos bei Denkmaleingriffen. Ablage objektbezogen und chronologisch, mit Datum im Dateinamen.

Gilt das Vergaberecht auch für private Hausverwaltungen? Nicht zwingend. Öffentliche Auftraggeber sind an GWB, VgV und UVgO gebunden; private Verwaltungen gewinnen Vergleichbarkeit, wenn sie denselben Ablauf nutzen.

Wie oft sollte ich die Leistung kontrollieren? Mindestens quartalsweise und zusätzlich nach jedem größeren Schaden. Prüffristen aus Betriebssicherheitsverordnung und Trinkwasserverordnung laufen unabhängig davon weiter.

Was passiert, wenn Nachweise fehlen? Bei Schäden kann die Versicherung Leistungen kürzen, im Streit mit dem Dienstleister fehlt die Beweisgrundlage. Deshalb ist die laufende Ablage entscheidend.