Dienstleistersteuerung Gebäude: Aufzugswartung im Beispiel

Das Wichtigste auf einen Blick

Welches Vergaberecht für die Aufzugswartung gilt

Aufzugswartung ist eine Dienstleistung. Bei öffentlichen Dienstleistungsaufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt grundsätzlich die UVgO, sofern sie für den Auftraggeber eingeführt ist; oberhalb gilt die VgV. Bauleistungen wie die Fassadensanierung oder Rohrnetzarbeiten folgen der VOB/A.

Vor jeder Ausschreibung steht deshalb die Einordnung, denn ein falsch gewähltes Regelwerk macht die Vergabe angreifbar. Berliner Wohnungsbaugesellschaften vergeben Instandhaltungs- und Wartungsaufträge nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz, kurz BerlAVG. Es gilt für das Land Berlin und seine Beteiligungen, also auch für die sechs landeseigenen Unternehmen degewo, Gewobag, HOWOGE, GESOBAU, WBM und Stadt und Land.

Das BerlAVG verlangt Tariftreue, die Zahlung eines Mindestlohns und eine dokumentierte Vergabeentscheidung. Für Genossenschaften und private Bestandshalter gilt es nicht unmittelbar. Wer Aufträge des Landes ausführt oder Fördermittel der Investitionsbank Berlin nutzt, übernimmt die Regeln aber vertraglich. Streit über eine Vergabe landet bei der Vergabekammer Berlin.

Wie die Vergabe in einer anderen Stadt aussieht, zeigt die Dienstleistersteuerung in München mit ihren eigenen kommunalen Vorgaben.

Die Vergabeentscheidung dokumentieren

Jede Vergabeentscheidung ist zu dokumentieren. Wer sie nicht nachvollziehbar festhält, riskiert Nachprüfungsverfahren und Rückfragen der Rechnungsprüfung. Das gilt auch für eine einzelne Aufzugswartung, sobald das BerlAVG oder Fördergeber Nachweise verlangen.

Die Dokumentation ist kein Selbstzweck. Sie zeigt, ob der Dienstleister die vereinbarten Intervalle einhält, welche Störungen auftreten und wann Anlagen ersetzt werden müssen. Unternehmen mit sauberer Dokumentation verhandeln besser, weil sie den Zustand ihrer Anlagen kennen. Diese Unterlagen gehören in die Vergabe- und Betriebsdokumentation:

Wer Fördermittel nutzt, muss die Vergaberegeln besonders sorgfältig beachten. Fördergeber verlangen Nachweise über die wirtschaftliche Vergabe, die Dokumentation aus dem Auswahlprozess wird damit zur Fördervoraussetzung. Fördermittel greifen bei Investitionen wie dem Heizungstausch, nicht bei laufender Wartung.

Die Ausgangslage: 14 Aufzüge in Neukölln und Tempelhof

Ein Berliner Wohnungsunternehmen mit 1.200 Wohnungen in Neukölln und Tempelhof schreibt die Wartung von 14 Aufzügen neu aus. Die Häuser stammen aus den 1970er Jahren. Die bisherige Firma lieferte Prüfberichte mit Verzug, und genau das soll die neue Vergabe ändern.

Das Beispiel zeigt, wie sich die Dienstleistersteuerung an einem einzelnen Gewerk durchspielen lässt. Alle Zahlen darin sind Beispielwerte dieses Falls, keine Marktdurchschnitte. Wer ähnlich vorgeht, setzt eigene Werte ein und stützt sich auf seine Betreiberpflichten als Eigentümer oder Verwalter.

Das Leistungsverzeichnis für die Aufzüge

Das Leistungsverzeichnis ist das Herz jedes Wartungsvertrags: Je präziser es beschreibt, was wann wie oft zu tun ist, desto geringer ist das Risiko von Nachträgen. Im Beispiel stehen darin eine monatliche Wartung, eine Reaktionszeit von vier Stunden bei Ausfall und die wiederkehrende Prüfung nach BetrSichV durch eine zugelassene Überwachungsstelle.

Prüffrist und Prüfumfang richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben und der konkreten Anlage; sie sollten daher nicht pauschal als jährlich angesetzt werden.

Ein gutes Leistungsverzeichnis nennt je Aufzug Anlage, Standort, Leistung, Intervall und Nachweis. Es trennt Wartung, Inspektion und Instandsetzung nach DIN EN 13306. Diese Norm definiert Instandhaltungsbegriffe und verhindert Missverständnisse zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Welche Punkte ein Wartungsvertrag sonst enthalten sollte, lässt sich vorab prüfen.

Die Prüffristen legt der Betreiber selbst fest. Nach § 3 BetrSichV hat der Arbeitgeber Art und Umfang erforderlicher Prüfungen sowie die Fristen von wiederkehrenden Prüfungen zu ermitteln und festzulegen, und dies gilt auch für Aufzugsanlagen. Das Leistungsverzeichnis übernimmt diese Fristen als Vorgabe an den Dienstleister.

Von der Eignung bis zum Zuschlag

Der Auswahlprozess läuft in festen Schritten, und jeder Schritt erzeugt ein Dokument, das später die Vergabeentscheidung trägt. Bei der Aufzugswartung heißt das: erst den Bedarf klären, dann die Leistung beschreiben, erst danach Anbieter ansprechen.

Die Eignungsprüfung ist der kritischste Schritt. Sie fragt nicht nur nach dem Preis, sondern nach der Fähigkeit, die Leistung dauerhaft zu erbringen. Dazu gehören Nachweise zur Betriebssicherheit, etwa zur BetrSichV, und zur Qualifikation des Personals.

Angebote werten: Preis ist nicht alles

Im Beispiel liegt das Auftragsvolumen über die fünfjährige Laufzeit bei rund 110.000 Euro, das sind etwa 1.570 Euro je Aufzug und Jahr. Beides sind Beispielwerte dieses Falls. Die Kosten je Aufzug bestimmen vor allem Haltestellenzahl, Fahrtenzahl, Reaktionszeit und Ersatzteilversorgung.

Drei Anbieter reichen Angebote ein. Ihre Angebote streuen über die Laufzeit zwischen rund 98.000 und 132.000 Euro. Zwei erfüllen die Eignungskriterien, einer scheitert an fehlenden Nachweisen für Notrufsysteme. Ein Angebot ohne Nachweis scheidet also aus, bevor der Preis überhaupt zählt.

Den Zuschlag erhält nicht das günstigste Angebot, sondern der Anbieter mit dokumentierter Reaktionszeit und eigenem Ersatzteilbestand. Nach zwölf Monaten sinkt die Ausfallquote um die Hälfte. Das Beispiel zeigt: Die Dienstleisterauswahl entscheidet sich an Nachweisen, nicht an Versprechen.

Mehrere Liegenschaften in Losen bündeln

Große Unternehmen bündeln Vergaben. Statt jede Liegenschaft einzeln auszuschreiben, entstehen Lose nach Gewerk oder Bezirk. Das senkt Transaktionskosten, erhöht aber die Anforderungen an die Steuerung. Wer fünf Wartungsverträge parallel führt, braucht ein einheitliches Berichtswesen.

In Marzahn-Hellersdorf, Lichtenberg und Neukölln dominieren Zeilenbauten und Plattenbauten der 1970er und 1980er Jahre. Aufzüge, Heizungs- und Trinkwasseranlagen erreichen dort gleichzeitig das Ende ihrer Nutzungsdauer. So wächst über Jahrzehnte eine Betriebsdokumentation, die kein einzelner Dienstleister vollständig überblickt.

Kommunale Gesellschaften unterliegen den strengeren Vergaberegeln des BerlAVG, kleine Genossenschaften nicht. Genossenschaften mit wenigen tausend Wohnungen können vereinfachte Verfahren nutzen, müssen aber ebenfalls wirtschaftlich und nachvollziehbar vergeben. Die Vergaberegeln gelten für beide, nur die Schwellen und Formen unterscheiden sich.

Der Vertrag: sechs Bestandteile

Der Vertrag macht aus dem Zuschlag eine überprüfbare Leistung. Wer die folgenden sechs Bestandteile festlegt, vermeidet Nachträge und Streit über den Umfang.

Bei den landeseigenen Gesellschaften kommt das BerlAVG hinzu: Nach § 1 BerlAVG gilt das Gesetz für das Land Berlin und seine Beteiligungen, damit auch für deren Wartungs- und Bauaufträge. Wer diese Pflichten im Vertrag nicht abbildet, trägt das Risiko selbst.

Kontrolle und Abrechnung im Betrieb

Die Kontrolle beginnt am ersten Tag nach Vertragsschluss. Sie stützt sich auf Nachweise, nicht auf Vertrauen. Für die Aufzugswartung bedeutet das: Wartungsprotokolle, Störungsmeldungen und Prüfberichte kommen in der vereinbarten Frist und werden gegen das Leistungsverzeichnis abgeglichen.

Die Abrechnung folgt dem Leistungsnachweis. Pauschalverträge werden monatlich geprüft, aufwandsbezogene Verträge nach Einzelnachweis. Wer Rechnungen ohne Prüfung freigibt, verliert die Steuerung der Dienstleister.

Vier Kennzahlen genügen für den Anfang. Erstens die Einhaltung der Wartungsintervalle in Prozent. Zweitens die durchschnittliche Reaktionszeit bei Störungen. Drittens die Ausfallhäufigkeit je Anlage. Viertens die Kosten je Wohnung und Jahr. Sie zeigen auch, wann ein Vertrag nachverhandelt oder gekündigt werden muss.

Fristen und Prüftermine für Aufzüge

Viele Prüfpflichten laufen kalendergebunden. Nach § 16 BetrSichV hat der Arbeitgeber sicherzustellen, dass überwachungsbedürftige Anlagen nach den Vorgaben des Anhangs 2 wiederkehrend auf ihren sicheren Zustand hinsichtlich des Betriebs geprüft werden. Für Aufzüge ist eine wiederkehrende Prüfung durch eine zugelassene Überwachungsstelle spätestens alle zwei Jahre erforderlich.

Neben dem Aufzug laufen weitere Fristen. Elektrische Anlagen und Betriebsmittel sind nach DGUV Vorschrift 3 zu prüfen, die Fristen ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung. Für Anlagen mit Wasserspeichern oder Zirkulationsleitungen verlangt die Trinkwasserverordnung eine Untersuchung auf Legionellen mindestens alle drei Jahre.

Aufzugsprüfungen, Trinkwasseruntersuchungen und Prüfungen elektrischer Anlagen dürfen sich nicht überlagern, sonst stehen im Frühjahr mehrere Fremdfirmen gleichzeitig im Haus. Ein Prüfkalender je Liegenschaft verhindert das. Er hält Termine, Verantwortliche und Vorlaufzeiten fest und macht Verzug bei Prüfberichten früh sichtbar.

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